Mail merge , merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft 
word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang 
memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan 
banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang 
mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan 
acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga
 alamat yang diundang. seperti contoh di bawah ini.  

agar lebih jelas dalam memahami  fasilitas mail merge tidak ada salahnya mencoba panduan mail merge di bawah ini.
Yang
 pertama ketiklah contoh naskah undangan di bawah ini, untuk bagian 
Nama, alamat dan kota dikosongkan saja, berikan ruang kosong untuk 
nantinya disipi nama dari mail merge.

setelah contoh naskah undangan di atas selesai diketik, sekarang saatnya mencoba fasilitas mail merge.  Klik pada Menu 
Tools , kemudian klik pada 
Letters anda Mailings, kemudian klik pada 
Mail Merge . . .

setelah Mail Merge . . . kamu klik, perhatian pada jendela microsoft 
word bagian kanan, akan ada jendela mail merge seperti gambar di bawah 
ini.  klik pada bagian 
Letters, kemudian lihat bagian bawah dan klik pada 
Next : starting document.

lalu kamu akan diarahkan pada jendela starting document seperti gambar di bawah ini,  klik pada 
Use the current document , kemudian klik pada 
Next: select recipient ,

pada jendela recipients seperti gambar di bawah ini, klik pada 
Type a news lits,  kemudian klik pada
 Create 

setelah kamu klik Create pada langkah sebelumnya tadi, akan muncul 
jendela New adress list seperti di bawah ini. jendela ini berfungsi 
untuk mengatur data data yang akan digunakan pada fasilitas mail merge. 
secara default sudah disediakan daftar kolom isian seperti di bawah 
ini.  tapi karena yang akan kita gunakan pada latihan di atas hanyalah 3
 kolom saja, yaitu 
Nama, 
ALamat, dan 
kota, maka kita akan mengganti semua kolom yang sudah disediakan dengan 3 kolom tadi, caranya klik pada tombol  
Customize … ,

setelah kamu klik Cuztomize akan muncul jendela
 cuztomize address list seperti di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada kolom Field names tersebut dengan cara klik pada tombol Delete.

jika setelah kamu klik tombol delete muncul peringatan seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol 
yes.

setelah semua terhapus, sekarang saatnya menambahkan field baru, dengan cara klik pada Tombol Add ,

setelah kamu klik tombol Add akan muncul jendela Add field seperti 
gambar di bawah ini. masukkan nama fieldnya yang pertama, yaitu “nama” 
kemudian klik tombol OK .

dengan langkah yang sama buat lah field untuk “alamat” dan juga “kota” ,
 sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini, selelah ketiga field 
selesai dibuat, klik pada tombol 
OK

setelah kamu klik pada tombol OK pada langkah sebelumnya tadi, jendela 
address list telah berubah menjadi seperti gambar di bawah ini. 
masukkanlah nama, alamat, dan kota yang ingin diundang. seperti contoh 
di bawah ini. kemudian untuk menampilkan kolom address baru, tinggal 
pada tombol 
New Entry.

pada contoh gambar di bawah ini merupakan kolom  address pada urutan ke
 empat, untuk melihat address kolom sebelumnya klik pada tombol 
Previous, tombol First untuk kolom pertama, tombol Next untuk melihat 
kolom selanjutnya , dan tombol last untuk melihat kolom address yang 
terakhir.  jika semua data telah diisi klik pada tombol Close.

setelah kamu klik tombol close, akan muncul jendela Save Address list 
seperti gambar di bawah ini.  berikan nama file nya, kemudian klik pada 
tombol 
save.

setelah kamu klik pada tombol save, akan muncul jendela Mail Merge Recipients seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol OK

setelah kamu klik pada tombol OK, perhatikan toolbar bagian atas 
microsoft word, maka akan tampak toolbar baru, yaitu toolbar untuk 
fasilitas mail merge.

untuk mengaktifkan fasilitas mail merge yang baru kita buat tadi, 
aktifkan kursor pada ruang kosong di bawah tulisan Yth. Bpk/Ibu/Sdr. 
seperti gambar di bawah ini.

setelah meletakkan kursor pada ruang kosong seperti yang telah tersebut
 pada langkah sebelumnya, sekarang klik pada Icon Insert Merge Fields, 
seperti gambar di bawah ini.

akan muncul jendela Insert Merge Fied sperti gambar di bawah ini. klik 
pada Field “Nama,” kemudian klik OK. lakukan langkah yang sama untuk 
field “alamat” dan “kota”, tapi jangan lupa untuk meletakkan dulu kursor
 pada ruang kosong yang sebelumnya telah kamu sediakan untuk kedua field
 tersebut.

sehingga hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.
s

pada gambar di atas hanya muncul <<nama>>, 
<<alamat>>, dan <<kota>> , nah untuk menampilkan
 data sesungguhnya klik pada Icon  
ABC seperti pada gambar di bawah ini.

maka data akan tampil seperti gambar di bawah ini.

untuk menampilkan data halaman kedua klik pada icon panah, seperti gambar di bawah ini.

cara
 menggunakan mail merge ternyata sangat mudah kan ? contoh latihan di 
atas hanyalah contoh sederhana saja, kamu bisa memanfaatkan untuk 
keperluan yang lain. selamat mencoba.
panduan di atas adalah mail merge untuk microsoft word xp atau 2003, untuk mail merge 2007-2010 seperti dibawah ini
mari kita mulai belajar bagaimana penggunaan mail mergei pada microsoft word 2007.
1.  
 bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol 
Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik
 pada Microsoft Office 2007.

2.  setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan 
ketiklah contoh data seperti di bawah ini.  Untuk teks yang saya beri 
tanda kurung seperti  <nama>, <alamat>, dan <kota>   
itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, 
tidak usah diketik.

3.  Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.

4.    Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge.  Klik pada Menu 
Mailings, Kemudian klik pada Toolbar   
Start maili Merge, lalu klik pada  
Step by step Mail Merge Wizard…

5.  Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007,  akan muncul jendela Mail Merge.  Pada 
Select document type pilih
 letters,  kemudian klik pada  
Next: Starting document ,

6. Tahap selanjutnya pada  Select starting document  pilih Use the current document,  kemudian pilih Next: select recipients

7.  Tahap selanjutnya pada   
Select recipents pilih pada 
Type a New list,  lalu klik pada 
Create …

8.   setelah kamu klik tombol create, Jendela  New Address list akan 
terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya 
menggunakan tiga address yaitu <nama>, <alamat>, dan 
<kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, 
dengan cara klik pada tombol
 customize Columns

9.  Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela  
Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang 
ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol 
Delete,

10. jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

11.  Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk
 menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol 
OK. (nama field pada latihan ini  “nama”, “alamat”, dan “kota” )

12.  Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.  kemudian klik tombol 
OK

13.  Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan  Klik pada tombol 
OK

14.  Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file.
 berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa
 sesukamu), kemudian klik tombol Save.

15.  Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

16.
 sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang 
telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama>, 
<alamat>, dan <kota>.  kita mulai dari <alamat> dulu. 
 Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah  
tulisan  Yth. Bp/Ibu/Sdr.

17.  Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu  Insert Merge
 Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field 
nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

18.  Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

19.  Untuk merubah kode  <nama>, <alamat>, dan <kota> menjadi data yang sebenarnya klik pada 
Icon  Preview Result

20. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

21.
 Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, 
klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda 
panah ke kiri.

sekarang data mail merge telah selesai dibuat, semoga panduan di atas mudah dipahami.
sumber=====>